伍方会议-一站式会议服务、活动策划执行、杭州年会策划公司

会议签到前期、中期有哪些工作内容？会议签到流程、会议活动签到细节有哪些注意事项？会议活动服务公司、杭州年会策划服务公司——伍方会议联合业内资深经验的活动人一道编写了会议活动现场签到模块的执行规范。

一、前期

1.前期确认信息：

（1）收集完整客户名单与抵达信息；

（2）确认用房数与房型；

（3）确认分房要求及标准；

（4）确认是否预留房间、明确保底房间数量；

（5）签到处需要至少一名知晓嘉宾情况的对接人在

场，以便碰到非名单内的嘉宾到场及时核实；

（6）确认签到台的摆放位置及时间、签到台所需物品(电源、电话、网线、指示牌、水牌等）；

（7）确认VIP房间及客人姓名；

（8）工作人员分工与职责；

（9）签到所需道具；

2.签到台布置及物品准备

准备笔、纸、订书机、签到表、分房表、电脑、电子签到设备、一米栏、装饰品等；

3.会议资料及礼品准备

（1）嘉宾证、参会证、媒体证、主办方、工作证等分类摆放；

（2）资料袋中一般包括议程、会议期刊、会议手册、会议资料、餐券、礼品等；

4.注意事顼

在酒店及会场的主要通道及入口处，应设有指引牌或显示屏进行指引。

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二、中期

1、彩排

（1）前台所有人员都参与；

（2）认真严格按照既定流程进行，如发现问题及时解决并改变策略；

2.签到

（1）随时与接机接站组保持联系，及时得到机场/车站接驳车辆发车情况；

（2）提前准备即将抵达酒店的客人的签到表；

（3）看到客人到达会场或酒店大堂时，应主动询问是否为参会嘉宾；

3.取房

跟酒店确认每次取房的房号、房数、房型进行记录，签字确认；

4.分房

安排房间要确定好性别，避免男女混住的尴尬；

6.核对整理各种数据

（1）签到处整理当日实到客人人数、各区域人数；

（2）分房处统计实际用房数、房型；

（3）统计会议资料及礼品的实际发放数量，与签到表登记的数量核对；

7.收集整理签到台剩余物品

8.会议期间工作

（1）收集整理返程信息；

（2）会议相关事宜的咨询：包括日程安排、会议地点等；

（3）会议期间的叫早设定、每天房间数的统计确认；

（4）专人负责接待客人领取发票；

9.注意事项

（1）统计客人信息时，保留客人发送的原始资料；和客人对完信息后，及时将更改后的信息发给客户确认；

（2）遇到客人调换房间或物品，需及时做好登记；

（3）因为航班及大巴接驳等原因，可能同一时间会有大批量参会人员到达，需要提前安排好现场维持报到注册秩序工作人员。

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