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组织筹备一次庆典，如同进行生产和销售一样，先要对它作出一个总体的计划。商务人员如果受命完成这一任务，根据伍方会议服务的经验可以给您两大要点的建议：其一，要体现出庆典的特色。其二，要安排好庆典的具体内容。
毋庸多言，庆典既然是庆祝活动的一种形式，那么它就应当以庆祝为中心，把每一项具体活动都尽可能组织得热烈、欢快而隆重。不论是举行庆典的具体场合、庆典进行过程中的某个具体场面，还是全体出席者的情绪、表现，都要体现出红火、热闹、欢愉、喜悦的气氛。惟独如此，庆典的宗旨——塑造本单位的形象，显示本单位的实力，扩大本单位的影响，才能够真正地得以贯彻落实。
庆典所具有的热烈、欢快、隆重的特色，应当在其具体内容的安排上，得到全面的体现。
（1）庆典策划：确定来宾及发放请柬；
（2）设计庆典活动程序。
（3）落实致辞人和剪彩。
（4）编写宣传材料和新闻通讯材料；
（5）庆典活动的接待工作；设置接待室。
在庆典的筹备组织内，根据实际需要，下设若干专项小组，分别针对如公关、礼宾、财务、会务等各专项负责，使权责清晰明确。其中礼宾组，最为重要。
举行庆祝仪式的现场，是庆典活动的中心地点，应精心布置好。对它的安排、布置是否恰如其分，往往会直接地关系到庆典留给全体出席者的印象的好坏。依据仪式礼仪的设计程序，在布置举行商务类型的庆典现场时，需要通盘考虑：
一，地点选择。
二，环境美化。
三，场地大小。
四，音响准备。
和众营销策划认为应当精心拟定好庆典的具体程序。一次庆典举行的成功与否，与其具体的程序不无关系。伍方会议服务在拟定庆典的程序时，坚持两条原则：一，时间宜短不宜长。大体上讲，它应以一个小时为其极限。这既为了确保其效果良好，也是为了尊重全体出席者，尤其是为了尊重来宾。第二，程序宜少不宜多。
资料整理人：小艳
