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会议服务的基本范围

发布时间:2013-11-25   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com

伍方会议服务在一个会议召开的同时大概的做以下几个服务。

一、会议的单项服务

1、会议策划

提供各类会议会展设计与策划。

2、酒店预定服务

以优惠的价格为会议提供各等级酒店预定服务。

3、餐饮服务

提供餐饮、酒会、宴会、地方特色风味小吃等服务。

4、接送站服务

为会议代表提供机场、车站接送站服务。

5、票务服务

为会议代表代订全国各地返程机车票。

6、会议秘书服务

协助主办方选择会场,负责会议签到工作,提供礼仪、公关、文秘服务。

二、会议的具体服务

1、会前

(1)负责与会人员的注册登记,包括签到和领取代表证件、会议文件及纪念品等。

(2)每次会议开始前,在进门处检查与会人员证件。

(3)迎接嘉宾,引导代表等至指定席位。

(4)检查灯光、室温、卫生、名牌、桌椅、纸笔、饮水杯、(主持人用)木槌、投影设备等是否均已符合要求。

(5)会议厅室内的电话机通常只闪光而无铃声。秘书接话应轻声。其他人员应在会议厅室外的分机接话,以免干扰会场。

(6)会议服务负责人要检查各类工作人员如同声传译译员、警卫、电工等是否均已到位;各种设施如电力、空调、音响、通风、同声传译等是否均已通畅待用。

2、会中

(1)会议开始后,将摄影、文字及摄像记者请出会议厅室,将会议厅室的大门关上。

(2)记录会议的进行过程及代表的发言内容。

(3)对要求发言的代表进行登记,及时将名单按报名先后顺序送交会议主持人或会议秘书。注意记录下代表的姓名,所代表的国家或机构及发言顺序的先后要求。有的代表要求靠前安排发言时间,有的要求靠后,有的要求居中,有的不提要求。

(4)在场内分发代表发言稿、声明、提案草案、修正案稿等。发言稿通常在该代表发言期间分发,如稿件未到,可在主持人发言小结时分发,或在下次会议开始前分发。为保证记录的准确性,如代表系临时发言且有手稿,可在其发言后向其暂借,复制后随即退还。

(5)随时准备提供必要的会议文件及有关资料,供讨论时参阅

三、会议的服务流程

1、策划

伍方会议服务作为专业的会议代理公司,我们提供会议企划代理,告诉我们你的想法或者点子,我们为你提供可行性方案、招展企划、会议回执等等。

2、咨询

在此阶段,我们将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择——譬如在预算范围内最适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等。

3、考察

如果您认为沟通后可以相信我们,那么我们可以进入这个阶段——我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务。

4、确定

这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案,尽可能把方案细化,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关服务协议。

5、执行

严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不合,以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间,双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸,并临时决定双方签字负责人,所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

6、结算

伍方会议服务工作人员会同客户额财务人员认真核对各类单据,严格按照协议执行核算。

资料整理:小烩

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