开展一个电话会议就犹如开展任何其他会议一样，除非你不能看到有人准备发言。你不能分辨会议是否开展顺利。你不能依赖于肢体语言来沟通投入方式，也不能够阅读其他人的肢体语言。你实际需要的是你日常的领导模式，略微带一点额外的注意。
如果你平时比较随心所欲，请比平时多一些专注。如果你平时阳光开朗，请多一些沉稳冷静。如果你通常倾向于询问每位在场的人周末过得怎么样，或许试着不做这些。事实上，你最好再也不做这个。为了整个电话会议的顺利进行，务必严格按照规定。
既然你需要严格按照规定，那么你就需要要求准时。电话会议的第一条准则就是准时，特别是你是召集者时。例如，你需要在恰当的时间接入。如果电话会议在2:30，你需要在2:29:52时在线。8秒的肖邦乐曲或者伊帕内玛的姑娘乐曲之后，其他人将会加入的同时你将会离线。电话会议中总会有某些人迟到。如果你迟到了，你必须打消对开始时间的可变性的肯定态度。你必须要保证准时。
提前做一些准备好的笔记将会有很大的帮助。当然，不要照着你的笔记念。你很容易能够辨别电话那头是否在照着预备好的稿件念。照着念的话，语调不会跟上说话内容的节奏。紧张的电台呼叫员才会这样做，CEO发布财务结果时才会这样做，我六年级的女朋友跟我提分手时才会这样做（她对此否认，但我十分确定当时确实如此）。你的笔记应当仅仅包含一些关键字和短语，应当类似于一份线路图一样，把你要说的话穿起来。
下一项你需要做的只是一件小事，不是什么大事。你需要做的是融入一个全新的人物角色。比如，一位新闻节目主播和该领域的记者们开一个圆桌会议。如果你不是召开会议的人，你必须融入一位通过卫星连线和主播连线的记者的角色。同时还有其他记者加入。当轮到你发表意见时，你必须要及时的接入和下线。
另一个重要的部分就是你必须要保持严肃。面对面的会议可以开很多玩笑，但是对于电话会议而言，玩笑却开不得。由于电话会议的内在形式，玩笑时间自然而然的要被禁止，因为电话会议缺少面对面的会议能够带来的视觉和情感的感触。没有人能够在电话会议中读懂你的肢体语言，而肢体语言是幽默的很重要的一部分。每个与会者只是想完成已知的内容。所以，不要开玩笑。
然后……绝对保持专注。当我们参会时，我们要保证双眼睁开，不要抠指甲，不要打哈欠，不要在桌子上用两个指头模仿Rockettes风格的抬腿。（最后一个是在说我吗？可能也就只有我会这样做。）在电话会议时，这一切都是允许的，因为所有人都在电话那头。但是这样的自由会让我们沾沾自喜，让人们跟不上会议的进程，让人们问一些没有预备好答案的问题，使得举办者十分丢人，也不礼貌。注意要在电话会议中保持像一般的会议那样的注意力。
尽力不要笑。我知道这听上去像是一个很冷的建议，但是笑声在电话会议中会听着像是来自地狱的咆哮一般。偷偷笑一下无伤大雅，小声笑一下也没有问题，但是不要咯咯地大笑。
开对方玩笑同样也不要出现在电话会议中，特别是超过三个人同时在线时。四种意见、但是毫无眼神交流的情况下，会议会显得十分复杂，思维错乱。
不要随意结束话题。当你把话题带入了一条死胡同，说出完结的话后，整个会议就将变为一片雷区。任何话都将让会议停顿下来。电话会议需要发表意见、报告进展、修改问题和游说他人，而不需要头脑风暴或者无事闲聊。所以，发表一些长的话题。当其他人发表意见时，让他/她拥有比你更长的准备时间。不要打断别人的发言。除非对方已经说了太长时间，尽量让他们畅抒己见。
电话会议应当是唯一能够包含信息传递的方式。对于细节、玩笑、幽默和旁白多一些理解，否则它将会让简单的事情多一份不必要的困难。
声音课程
过去十年有许许多多的关于肢体语言的研究。我们现在知道长时间的凝视给人有力、执着、自信和智慧的印象。环抱双手代表默守陈规，拒绝改变。从椅子上滑下来代表丧失兴趣。这些在一般的会议中不能看出来结果。研究证明简单通过肢体语言来试图了解对方的想法是十分不可行的（这是另一篇专栏中写的）。但是在电话会议中，这些踪迹都全部消失了。
声音的重要性一直被低估，但其实声音在电话会议中十分重要。你声音的质量包括清晰度、音量和可信度。说话尽量带着一点紧促的情绪。让你的声音领着会议尽可能多的按照你预想的进行。用声音弥补视觉上不能提供的情绪和内容。
朋友，准备好了吗？
各位？
大家好？
很好，我们都已经上线了。
你需要考虑的：
是否应该召开电话会议？
是要讲重要的事项吗？
真的重要吗？
真的，真的重要吗？
真的我们所有三到七个人都必须吗？
这次会议少于七个人吗？
这次会议的目标可以不通过头脑风暴实现吗？
如果你的答案中有No出现，那么电话会议建议不要召开。
其它注意事项：
不要闲聊。一旦你却确认所有人都在线，立刻开门见山讲业务。
永远在其他人讲完话后等2秒钟，确保意见的完整。
当有质疑时，不要提出自己的意见。
当你发现和其他人交流时，如果你打算强硬回复或者忍让，迅速结束对话。
如果你打算忍让，立刻停止说话，让其他人有时间准备。
如果你打算强硬回复，那么强硬回复，并将他们拿下。
想象所有人都能看到你。像你和他们在同一个房间一样保持专注。
坐直坐正，留意说的每一个字。
你知道吗？放松；这不是什么大事，只要留意就好。
好的，有点太放松了。稍微再坐正一点。
作者Ross McCammon是Esquire的资深编辑。他的书《与他人合作愉快》将会由Dutton于今年秋天出版。
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