杭州伍方会议服务,感恩客户、感动客户。
省时省心省力省钱的会议会展年会服务。
    会议知识
  • 会议策划流程——杭州会议服务

  • 信息来源:杭州伍方会议服务www.58meeting.com   最后发表时间:2015-03-09   浏览量:5844
  • 会议策划不是简单的PPT的堆砌,而必须是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术,为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到最终的会议效果,好的会议策划,一定是对具体的执行方案有深入的思考,具有可行性;一定是在某些方面有突破,有新意、有创意才行。

    一、会前筹划

    ▲确定会议主题→确定议事日程→确定参会人选

    ▲会前通知:通知参会人员

    方式:电话通知或书面通知

    内容:时间、地点、参加人员范围、会议内容、会期、报到地点、要求(笔记等)

    注意:通知后需落实有关负责人是否收到,并及时记录

    →确定最后参会人员

    统计制作参会人员名单,包括参会人员所属区域、姓名、性别、职务,并最后按照其职务统计分类;

    统计交通路线,到达时间,飞机或火车,安排接送,详细写清楚参会人员所属区域、姓名、性别、职务、电话;

    ▲联系酒店:联系房间

    预定房间(数量、类型、时间、价格)

    →联系会议室

    会议厅(容量、时间、设备、价格)

    →餐饮安排

    是否需要在会议时准备茶点,是否需要在会后安排一个宴会,是否需要提供饮用水,正餐有多少人安排多少桌

    ▲会议准备材料:

    1、领导讲话稿;

    2、发放资料:会议日程安排表、铅笔和纸、讲演稿(不做保密的可以为与会代表每人一份)、其他文件、房卡等;

    3、会议设备:电脑、投影仪、激光笔、话筒、录音录像设备;

    ▲场地布置:

    1、会议横幅

    2、主席台的安排:谁?几个人?怎样安排?是否需要铭牌?位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否够用?怎样安排?是多个分店(部门)的来的,除主管和中层外,其他要分区坐(座),一个团队一个区域。

    3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员,会场都要作好安排!(设备最好准备2套以上)

    4、如果发放奖品:要提前准备好,先发的放在上面,后发的放在下面(但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放)。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式?穿戴是否整齐、符合要求?会前是否进行过演练?

    5、非常重要的会议,请速记员。

    6、国际性会议,准备同音翻译。

    ▲支出预算:文件资料、路费、房间、餐饮、会议场地租借、相关设备及现场布置都需要花钱,大概多少费用也要在方案结尾概算一下。

    ▲部门分工

    二、会中安排

    设立签到处:参会人员统一签到,领取房卡,发放资料袋,说明注意事项(比如手机、着装),咨询返程时间及交通路线,统计并通知安排;

    餐饮问题:选择对应的主管交流、座谈,要注意事先安排:那些人去?吃什么?不吃什么?在哪里?

    注意事项:

    1、空调的温度问题(作为主导会议方必须全程关注,温度是否过高、过低),会场的空调在冬天合适,是否在夏季可以?(如果在高楼层,因为温度会往上走,导致原空调失效),这些必须在会议前进行安排,可以提前进行降温或升温!

    2、灯光音响效果

    3、冲水:冲水不能冲着对方,要拿起杯子,不要对着领导冲水,不要挡住领导形象,不能直接在桌面上冲等。(1、整个会议的过程中要保证有饮用水。2、要保证每一个人都有水喝,但不要试图在冲水时每一个都去冲。3、对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水,参会者不一定照顾到。)

    4、会议中途休息:放音乐,1、播放时要注意选择歌曲,要选择轻音乐,脍炙人口的歌曲,避免流行歌曲、摇滚等不适合场景的歌曲2、声音一定不能太吵,因为开会大脑都容易类,在下一节会议时会产生疲劳感3、在快开始前1-2分钟关掉音乐,一般这是大家入座的通知,这时主持人要上台组织大家入座。

    5、确保条幅、话筒、投影仪、电脑、桌签、咖啡杯、茶水等正常

    6、确定会议记录人员、话筒接递员、会议摄像者等;

    三、会后收尾

    ▲退房:结账,收回房卡安置好不能及时离开的与会者。

    ▲送站:根据返程时间,统筹规划,送参会人员

    ▲会议照片:如有人需要,抽时间拷给他们,会后邮件发送很不方便

    ▲收拾:会议物品,避免忙中出错,遗漏东西

    ▲整理会议记录,总结为会议纪要

    ▲进行会议总结,分析不足之处,保留不错环节

    会议指南:一、会议背景及目的、会议主题及议题、参办单位、大会主席、副主席、会议时间和地点;

    资料整理:杭州伍方会议服务有限公司

    文章地址:http://www.58meeting.com/zhishi/article-3043.html

    伍方会议——会议服务、活动策划执行、年会策划公司

  • 关闭本页】 【返回顶部】 【打印此页】 【收藏此页
  • 上一条: 会议议程——杭州会议服务
  • 下一条: 会议礼仪知识——杭州会议服务
  • 您可能还对以下内容感兴趣:
  • 会议会展/公司年会策划/活动庆典服务案例:
伍方会议2012年初成立于杭州,是一家杭州会议服务、杭州活动策划、杭州年会策划公司,八年来为蚂蚁金服、中国联通、太平洋保险、华强方特、云集、网易、海康威视、康恩贝、新东方、浙江物产、恒安集团等大量企事业单位、公司提供一站式会议活动服务。伍方会议官网(www.58meeting.com)聚合了海量会议服务知识、会议标准规范、会议设计创意、会议活动策划执行案、会议旅游策划案、庆祝活动庆典策划方案、公司年会策划方案流程、团建活动策划方案流程等信息。

© 2012-2020  www.58meeting.com  杭州伍方会议服务有限公司    版权所有   网站地图   工信部备案号:浙ICP备12009767号-1     公安部备案 浙公网安备33010802005496号

地址:杭州市滨江区长江南路336号白马湖国际会展中心1号楼3层    电话:0571-85862949    传真:0571-85862949    24小时全国咨询及投诉电话:400-0571-361


平平 杭州网警 安安

客服电话400-0571-3610571-85862949

伍方会议客服小伍QQ
伍方会议客服小方QQ

关注微信公众号伍方会议微信公众号