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会议组织和会议筹备方案

发布时间:2015-11-03   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com
    (一)学习目标
    能够制定大型专业会议的筹备方案
    (二)方案的制定
    1.确定会议主题
    无论组织什么样的会议,都有会议主题,特别是组织大型会议,必须明确会议要研究解决什么问题,达到什么目的。
    会议主题的确定的主要方法主要实际一是要有切实的依据;二是必须要结合本单位的实际;三是要有明确的目的。
    2.确定会议的时间和地点
    会议时间包括会议实际进行时间和会议过程中的休会时间。会议地点选择的重点是会场大小适中,会场地点适中,环境适合,交通方便,会场附属设施齐全。
    3.确定会议的规模
    会议的规模主要指,会议出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括服务人员)的总体数量,会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握,以严格控制规模为原则。
    4.确定会议议程
    会议议程包括会议主持,会议典型发言(或重点发言)、会议讨论、会议讲话、会议总结。确定会议议程的方法主要一是根据到会主要领导的情况,确定会议主持人;二是根据会议的主题,确定会议发言人;三是围绕会议主题,确定会议讨论题目,并根据会议规模,确定讨论方式;四是根据会议拟达到的目的,安排主要领导做好会议的总结。
    5.确定会议文件和材料的准备
    包括大会的主报告;大会发言单位的材料;会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点、作息时间表、会议的参阅文件和相关资料。
    6.确定会议组织和分工
    这里所指的会议组织主要指会议组织部门和人员落实。包括与会议有关的每项组织工作,每一个工作环节都必须有专人负责,责任到人,并明确任务和要求。会议组织分工包括文件起草和准备、会务组织、会场布置、会议接待,生活服务(含娱乐活动安排)、安全保卫、交通疏导、医疗救护等。
    (三)注意事项
    1.明确领导意图,弄清筹备方案的目的、要求和意义,以便制定。
    2.反复多次与领导和有关方面商定、必要时通过开联席会征求制定的意见或方案。
    二、大型会议筹备方案(案例)
    (一)学习目标
    熟悉大型会议筹备方案(案例)。
    (二)具体方案的拟写
    ××市经济工作会议安排方案
    1.会议主题:
    贯彻落实中央经济工作会议精神。重点是讨论研究全市经济发展的一些突出问题,分析原因、理清思路、确定重点、提出对策,做好明年的工作。
    2.会议的时间、地点:
    拟定于×月×至×日(4天),在“秘书工作”×招待所召开。×月×日下午或晚上报到。
    3.会议规模:1.参加会议人员(正式代表);2.特邀代表和列席人员:工作人员(含服务人员)共计××人。
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