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会议资料

发布时间:2011-11-01   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com

一、印刷项目
  1.会前:
  (1)大会专用信封、信纸。
  (2)宣传品--海报、会议通知、报名表。
  2.会期间:
  (1)大会节目手册(program)。
  (2)其他:名牌、与会证书、感谢状、晚宴邀请卡、餐券。
  (3)论文摘要集/与会者名册。   
  依照会议规模及大会预算,以上有些项目可调整增减,例如:如果没有很多经费可以不用印制信封信纸;但如果筹备时间很长而经费足够的话,也有主办单位印制第二次甚至第三次会议通知,用以提醒参加人员并加强宣传。

二、会前使用的印刷品
  
会前的准备工作需要用到很多的印刷品,一来可以统一大会形象,二来可以同时开展做宣传。

(一)信封、信纸

先请一家合作良好的印刷设计公司设计符合大会主题的CIS(含大会logo、字体、色系等),依照这个大会识别系统(CIS)去延伸设计其他相关印刷品,如此不但所有大会的印刷品有一致的整体感,甚至大会会场布置物,如指示海报、眉目板等也可使用这个CIS,加强与会人员印象。

接着,就可以设计大会信封/信纸,当然现在大多使用电脑发信或e-mail联络相关事宜,但是有些正式函件或报告仍然使用大会信纸,而且寄发会议通知也必须使用信封。最好设计两种尺寸的信封,可分别用来寄信件及会议通知之用。

(二〕宣传品
  需要印刷的宣传品包括:
  1.海报。
  2.会议通知(宣传小册)。

三、印刷设计与制作
  (一)封面(海报、会议通知)
  1,会议名称、1ogo。
  2.日期和地点。
  3.主办单位--由谁主办。
  4.摘要--简单介绍内容或主题。
  5.大会标语。   
  (二)内容(会议通知)
  详述会议内容,特别强调重要的演讲人及讲题,并对讲员和讲题详细介绍,以鼓励大家参加,主题要醒目,要让读者信服这个会议是有价值的,引起回响,大致内容如下:
  1.时间、日期和地点。
  2.会议名称。
  3.主办单位及协办单位,或指导单位。
  4.大会筹备委员会名单及秘书处。
  5.主题。
  6.会议主人邀请函。
  7.谁应该参加和为什么。
  8.暂定会议日程表。
  9.演讲人名字、职称。
  10.会场简介。
  11.报名费用(包括内容)。
  12.报名表。
  13.住宿资料。
  14.眷属活动和相关旅游资料。
  15.特别活动。
  16.教育学分。
  (三)设计大会宣传小册(会议通知)
  设计一份实用又精美的会议通知,除了可以吸引注意,还可以让与会者留存,不仅用来宣传,还可在将来让人们律津乐道。
  内容:
  1.将重要讯息放在封面。
  2.宣传(广告)时要有一致性,以这个主题为主。
  3.封面利用单一图样。
  4.选择照片在大会宣传小册,说明目的。
  5.在照片下要说明。
  6.避免陈词滥调。
  7.加强重点。
  8.以照片来代替图案。
  9.不要耍花招。
  10.使大会宣传小册看起来有价值感。
  11.在质量上要好。
  12.诚实以告。
  13.用信封邮寄大会宣传小册。
  14.提供报名方法。
  15.确定参加者对象及目标。
  16.利用封面引起兴趣并着手行动。
  17.让有意愿与会的人参与。
  18.人性化,引发兴趣。
  19.利用别人推荐来增加可信度。
  列出优点:
  1.将活动名称写正确,如果可能,让主题可以-看就获益。
  2.利用副标题加强效果,这个建议很重要,特别是当你每年年会或活动名称都相同时。
  3.例举参加会议的优点。
  4.建议参加会议的人简述工作范围和个人经验,让别人知道哪些人参加会议获益最大。
  5.在大会宣传小册中,25%~30%描述大会内容,如果会议在最近举行,不要害怕重复使用字句。
  6.包括演讲者资料,尽可能让阅读的人了解演讲者。
  7.利用过去与会者的推荐,让人感觉可从会议中获益。
  8.利用现在式第二人称:例如"你将从……地方获利",用肯定句,不要写不确定的字眼。 

参考资料:http://baike.baidu.com/view/531590.htm 

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