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杭州伍方会议服务—教您选择合适的会议室

发布时间:2012-03-23   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com

不论是酒店还是会议中心,往往存在各种形状、布置、大小不一的会议室。会议经理除考虑参会人数外,在会议室的选择方面往往还要考虑以下方面:

1.会议的天数

大部分会议的会期在2~3天,一般较少超过5天(不包括短线旅游时间)。会期长,会议场地面积要大些;会期短,会议场地面积稍小也不会引起人们烦躁。另外,若会议天数较多,如分组会议,可以适当调换会议室,避免与会者对同一场地产生厌倦。

2.会议的类型

不同类型的会议对场地的要求也不同。讲座型会议需要一个讲台,会议室的布置宜采用剧院式;讨论会则可以采用圆桌式,使参会讨论者能平等地参与讨论,发表意见。

3.布置形式和出席人员

出席会议的人员数量和现场布置的形式对会议室的选择有很大影响,剧院式的布置容纳的出席人数最多,而U形结构的容纳人数较少。

4.对视听设备和讲台的要求

会议的演讲者对于会场的视听设备会有特定的要求,如投影机、幻灯机、影碟机等。对于高级别的会议或电视电话会议,对视听设备和讲台的要求更高。随着科技的发展,现代化的会议系统越来越被广泛利用。

5.来自外界的噪音干扰

在会议室的选择上,还需考虑其他噪音的干扰,如会议不要选择在音乐厅附近的会议室;培训性会议的会议室不要靠近人流量大的通道;董事会会议应安排在比较僻静的会议室。

6.避开竞争性团体

所谓竞争性团体,是指在政治观点、宗教信仰等方面有较大冲突的团体,或者互为商业竞争对手的企业。在安排会议室时应将竞争性团体分在不同楼层,或者相距较远的两个会议室,以避免发生不必要的纠纷。

7.其他事宜

对于一些有特殊要求的会议,如现场设备演示会等,对会议场地的要求也较特殊,如地面承重,运输便利等。还有些会议,如歌舞晚会则对灯光、音响和舞台有着独特的要求。

参考资料:杭州伍方会议服务

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