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服务公司在会议考察旅游中扮演的角色

发布时间:2012-11-17   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com

伍方会议服务前段时间经手了不少需要会议考察的会议,实际上,会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为,当然不排除部分行为是真正的商务考察(为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作)。

1、 真正的商务考察:此类商务考察实际上主办者已经作好安排,需要会展中介公司提供的服务只是目的地住宿餐饮预定与安排、交通工具、司乘人员及向导,可能的话需要中介公司协助解决媒介邀请及映像资料摄制。服务公司的职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部门。

2、 会议旅游:一般而言,会展旅游基本安排短线旅行,少数旅程可能时间较长,甚至可以跨国旅行。此时服务公司的作用就相当于旅行社,将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。

3、 做好会议预算并联系好几家会议场地后,进行实地考察是十分重要的,考察后再最终选定一家场地并提前预定。

会议场所实地考察:视察选定的场所和设施,检查并比较各项设施;协调会务工作人员的活动;根据会议的具体情况,设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节。

会议场所的确立预定:根据会议的级别,选择会议举办地;根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前预约。根据需要,准备会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;提前调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行。

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