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各大常见会议种类及注意事项汇总

发布时间:2013-08-01   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com

 

所谓会议,亦称聚会,是指将人们组织起来,在一起研究、讨论有关问题的一种社会活动方式。而根据会议大小形式等的不同,会议也分为很多不同的种类:

会见很少被人当成一个会议来对待,但是伍方会议服务不得不说它确实是一个会议,即使参与者只有2个人。会见按身份高低分接见和拜见。主方应先于客方到达会场,在门口迎候。双方就座后,应先进行自我介绍,先主后宾,交换名片,然后双方致辞、互赠礼物、合影留念。会见结束时主人与客人握手道别。安排会见要订好计划,明确时间、地点、议程,双方出席人员座次要排好;相对式排列时,面门一方为上,背门一方为下,每排居中为上、右尊左卑分列。并列式排列时,主人在左,主客在右。自由式排列时多用椭圆型会议室,宾主自由就座,适用于多边会见。

茶会,也就是茶话会,意在联络老朋友、结交新朋友的具有有对外联络和进行招待性质的社交性集会。它则往往是重点不在“茶”,而在于“话”,茶话会,其主题大致可分为如下三类:其一,以联谊为主题。其二,以娱乐为主题。其三,以专题为主题。举行茶话会的最佳时间是下午四点钟左右。有些时候,亦可将其安排在上午十点钟左右。茶话会时间的长度,可由主持人在会上随机应变,灵活掌握。除主要供应茶水之外,在茶话会上还可以为与会者略备一些点心、水果或是地方风味小吃。需要注意的是,在茶话会上向与会者所供应的点心、水果或地方风味小吃,品种要对路、数量要充足,并且要便于取食。

宴会要排好菜单。多上一些有民族特色、本地风味、节令时尚、饭店拿手和客人喜爱的菜肴,注意色香味形荤素搭配,少上昂贵菜肴,不能有触犯来宾个人、民族、宗教禁忌的菜。其次是定好就餐方式,可根据来宾身份、人数,酌情选择中式宴席、中餐西吃、自助餐等形式。再次是排定座次。宜用圆桌,每桌不宜超过10人,宜用双数。请柬上要注明桌次,宴会厅门口有桌次示意图,每张桌上放置桌次牌及用餐者名片等。

晚会要事先精心安排好节目,要根据来宾的性质、身份、风俗习惯、双方的相互关系,本地的传统文化和实际能力拟定,应以具有本地特色的音乐、歌曲、戏剧、舞蹈为主,必要时可加入一两个来宾所在地知名节目或来宾本人喜爱的节目。演出时应印制专门的节目单,人手一份,对每个节目略加介绍。要让宾主集中就座,来宾进场、退场要比较方便。

舞会是对外交往中高雅而又重要的交际联谊活动,通常安排在晚上8点至10点,舞曲要快慢交错、时间长度与规定要求大体相称。组织舞会要确保男女性别相当、配备一定的礼宾、接待、安保人员和演奏、灯光、音响、服务人员及伴舞者。男士应主动请女士共舞,女士可以婉拒,但男士不得拒绝。同性不宜共舞。一般来说,只能请一位异性跳一支舞曲。

调研是调查研究的简称。大体上可以分为直接调研与间接调研两种类型。直接调研型指的是调研者亲自出面,亲临现场进行考察,或是正面同调查对象发生直接接触的调研;间接调研是调研者不必亲自接近信息主体,而是利用已有的材料进行深入细致的调研。

参观指的是有计划、有准备地对特定的项目所进行的实地观察。参观的具体项目,应当在一定的程度上同自己的业务范围相关。对自己是最重要、最有实际价值的项目。客随主便,参观项目应由宾主双方共同商定。凡因公进行的正式参观,都要提前做好必要的计划。在参观之前,可结合每位参观者的个人所长,把提问、记录、录音、拍照、摄像等具体任务分配下去。要安排专人,提前准备好。在必不可少的礼仪性场合,如东道主迎送参观者时,要出面与对方进行应酬、寒暄,以免到时候群龙无首或是万籁无声。要确定在必要之时进行即席发言的相关人选。要对参与者的装束、装备提出明确要求。

洽谈,在社会交往中,存在着某种关系的有关各方,为了保持接触、建立联系、进行合作、达成交易、拟定协议、签署合同、要求索赔,或是为了处理争端、消除分岐,而坐在一起进行面对面的讨论与协商,以求达成某种程度上的妥协。洽谈的礼仪性准备,是要求洽谈者在安排或准备洽谈会时,应当注重自己的仪表,预备好洽谈的场所、布置好洽谈的座次,并且以此来显示我方对于洽谈的郑重其事以及对于洽谈对象的尊重。商界人士在洽谈会上,应当理解洽谈对手的处境,不要对对方提出不切实际的要求,或是一厢情愿地渴望对方向自己施舍或回报感情。

汇报一般是指向特定的对象报告工作。汇报的基本形式有三种,它们是口头汇报、书面汇报和电话汇报。口头汇报,这种形式的优点,是可以突出要点,相互配合,可长可短,节省时间。它的缺点,则是受到时间、地点和当事人情绪的限制,往往会丢三落四,不容易全面而深入地反映情况。书面汇报,它的长处,是可以全面、系统、深入、细致地反映情况,说理充分,材料周全。而时效性较差。电话汇报,它的最大的优势是时效性强,不会耽误工作。它的不足,则主要是不易深入展开,不利于双向交流。下级向上级汇报,应遵守归口管理的原则,直接去找有关的分管负责人,一般不宜擅自进行多头汇报,或越级汇报。在找不到有关分管负责人或其不负责任的情况下,才可以向上一级或其他的负责人汇报。只有涉及综合性的问题,才适合向主持全面工作的负责人直接进行汇报。

签字仪式很短,但是接待活动的成果和高潮,要认真筹备,确保圆满。签字文本要注意定稿、校对、印刷、装订、盖印各个环节,准备好文件夹、签字笔、席位卡、鲜花、话筒、会标、摄像、香槟酒等必备物品及礼仪小姐与助签人员。双方签字人员要大体相当,最好是出席会谈的全体人员,除主签人员以外,有时还请更高级别的领导人员出席签字仪式,以示重视。签字桌的座位,面对正门,主左客右,签字时助签人员站立两侧,字签完后交换文本、相互握手、全体人员共同举杯庆贺。

发布会,即新闻发布会,有时亦称记者招待会。它是一种主动传播各类有关的信息,谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观而公正的报道的有效的沟通方式。发布会礼仪至少应当包括会议的筹备、媒体的邀请、现场的应酬、善后的事宜等四个主要方面的内容。筹备新闻发布会,要做好主题的确定、时空的选择、人员的安排、材料的准备等项具体工作。

庆典包括开幕式、闭幕式、开工、竣工、奠基、交接仪式等。确定人员时要考虑周到,避免疏漏,提前以请柬、电话形式通知被邀请人员。现场布置应营造隆重热烈的氛围,场地要开阔,正面上方悬挂会标,也可设置背景板,放置花草,设立主席台,备好扩音设备。有关细节如签到、摄影、录像、扩音、剪彩、揭幕、培土等都要考虑周全。剪彩是庆典的最高潮,剪彩人应由出席人员中身份最高的人士担任,人数可根据具体情况而定。

展览,根据伍方会议服务操作的惯例,展览会的组织者需要重点进行的具体工作,主要包括参展单位的确定、展览内容的宣传、展示位置的分配、安全保卫的事项、辅助服务的项目,等等。参展单位在正式参加展览会时,必须要求自己的全部派出人员齐心协力、同心同德,为大获全胜而努力奋斗。在整体形象、待人礼貌、解说技巧等三个主要方面,参展单位尤其要予以特别的重视。

 

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