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会议制度应该注意哪些问题

发布时间:2013-10-15   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com

 

  在现代管理中,为了能更好的做好会议及提高效率,建立会议制度利用会议的方式来沟通信息,安排以及协调工作,进行咨询、论证、决策是经常的,是非常有必要的。实行统一的会议管理制度,是统一认识、整齐步伐、提高工作效率,推动工作的有效方法,也是民扬民主、集思广益、实行集体领导的必要形式。伍方会议服务认为建立会议制度,是一项很重要的工作。能够使每次会议都能达到预期效果,应注意以下五点:

 (1)每次会议都应有充分准备;

  会前由部门负责人或主管领导将议题送到有关办事机构,由办事机构整理好议题,向主持会议的领导汇报,并将议题提前通知与会人员。准备不充分,没有提出解决方案的议题不上会;主管部门没有统一意见而“矛盾上交”的议题也不上会。

(2)每次会议都要有明确的目的,都要解决一定的问题;

  每次会议的议题不宜太多,可开可不开的会议坚决不开,可参加可不参加的人员不参加会议。属于部门职责范围或主管领导有权解决的问题不上会,已有成文规定或先例的事,非特殊情况不上会。

 (3)会议主持人必须紧紧抓住议题,不能离题;

  既要启发诱导与会者充分发表意见,又要注意控制离题和重复的发言。发言者应办求语言准确、简练,到会领导要避免人必讲话的惯例。

 (4)会议决议,要责成有关人员认真贯彻执行;

  会议形成的决议,主持人要责成有关人员认真贯彻执行;有关办事机构要负责督促检查,并收集反馈信息及时间主管领导汇报。全校性的会议,由校办统一安排、组织。会议时间不宜过长,会议组织者要负责整顿会风,反对迟到、早退和会上交头接耳等不良现象。

 (5)指定专人作好会议记录;

  会议主持人应指定专人作好会议记录,重要的会议应该有两名记录者同时工作,有关办事机构要整理好记录,会后按档案管理办法立卷归档。伍方会议服务严格按照会议制度执行,为会议提供更高效的服务。

资料整理:旭芳

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