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当经济衰退时，许多组织都试图通过裁员及减少领导层在公司之外的地方举办会议的数量来达到缩减预算的目的。近几年年，越来越多的组织开始审视他们的会议日程，并重新思考活动的先后次序、每场会议的参会人员及会议议程，而非取消某些会议。
人们现在开始从整个组织的角度审视会议，并对参会人员、会议时间及会议目标进行适当修改，而不是取消整个会议。越来越多的组织选择在距离其总部较近的位置召开务虚会。提前确定会议目标的重要性并没有发生改变。
伍方会议服务认为：“你必须明确会议的目的，否则不可能取得成功。”也就是说，你需要回答这样一个问题，“当会议结束时，我们讨论并解决了什么问题？”这也意味着，一切可以在其它会议上解决的问题都不应该出现在此次会议的议程之上，如工作人员会议所探讨的问题等。还有，应该最大限度地减少PPT的演示时间，增加对话和战略讨论的时间。
下面将介绍一些举行此类会议的重要规则：
1、考虑参会人数。如果会议的目标是交流思想或集思广益，那么参会人数应该控制在25~30人之间，但是如果会议目的是制定决策，参会人数则不宜过多。
2、平衡时间。实事求是的计算会议的时间分配状况，确定领导小组花费在观看PPT展示、与团队同伴相处以及讨论战略方向的时间分别是多少。
“如果三天的会议，仅有四到五个小时花在讨论战略问题上，那么这个会议实际上并不是一个战略会议”。“它只能算是一系列活动中的一个对话而已”。
但这并不意味着，来自于全国乃至全球的参会人员不可以在参会过程中有社交活动，而仅把注意力集中在领导层活动上。当然不应该错过这样一个扩大社会交往和建立人脉网络的机会，但是必须要有一个正确的平衡点。
3.落实会议决策。通常情况下，阻碍领导务虚会取得有效结果的常见障碍是，各机构并没有对参会人员返回工作岗位之后的情况做足够的计划。当参会人员离开之后，明确下一步的方案至关重要。
会议结束后，应该对于会议期间的决策项目进行整理，并确定之后谁在什么时间应该做什么，“尽管这项工作听起来微不足道，但它确实非常重要，因为通常改进的都是这些项目。”
4、沟通效果。“我们通常喜欢问与会者，当他们返回总部时，将如何向下属传递会议精神。对会议主题以及会议的结果有一致的认识是至关重要的。”，“这并非是对讲稿的反馈，而是要明确会议结果以及会议的讨论要点。”
伍方会议服务的观点：成功的会议建立在良好的设计之上。它不仅仅与会议内容有关，更为重要的是对会议决策的规划和有效执行。
