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会前准备注意事项

发布时间:2014-01-24   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com

 

 组织一个高效率的会务筹备组,选好一个干练、认真的筹备组负责人,是会议成功的先决条件。会议筹备组的负责人,应是本单位比较有影响的人物,不但有较强的组织才能,而且有一点的凝聚力;不但自身各方面能力较强,而且能以身作则,关键时候可以带领会务组全体人员突击某项工作。如果允许,筹备组的负责人最好是会议主持人。会议筹备组应下设两个小组:秘书小组与会务小组,前者主要负责文字宣传准备,后者主要负责除文字宣传以外的所有工作,从会前的准备,会议开始的接待,会议中间的服务,直至会后的送行等等。会议筹备组的主要负责人和两个小组的负责人要及时沟通信息,在总的日程安排下,作详细的准备工作及日程进度计划,以确保会议准备工作的完善。

会务准备

  伍方会议服务在会前会组织,会务小组负责,会务准备的内容很多,主要有:

1.拟发好会议通知。会议通知必须写明开会的时间、地点及会议主题和会议参加者等内容。会议时间一般不应选择在重大节日和假日,因为这些日子是与会者的休息日。为了使会议参加者能对自己的工作做好安排,有的会议通知还应写明闲会时间。发会议通知要提前一定的时间,以便会议参加者有所准备。根据会议的内容和参加者的地区范围,会议通知可采用张贴的办法,也可邮寄。邮寄会议通知时在信封上写明“会议通知,收到急转”的字样,以免中途耽搁。对外地的会议参加者,有关住宿和差旅费等问题都应一一写明,以免造成不必要的麻烦。

2.安排好会场。会场的大小,要根据会议内容和参加者多少而定。会场的布置也要和会议的内容相称。在一些型会议的广场或门口还应张贴“欢迎”之类的告示。如果会场不易寻找,应在附近安设路标以作指引。会标因在主席台上方,一般红底白字或黑字,字要端庄大方。两例或四周可布置一些带有鼓动性、号召性的标语。座位的安排应根据会议的类型,选择圆形会场排列或正方形、长方形、对称形、凹字形等座位排列。摆设方面,应根据会议类型摆设,烘托会议气氛。如庆祝会应布置得喜气洋洋;座谈会、协商会应体现和谐、平等的气氛。布置应注意颜色的心理效果和花草、盆景的安排。另外,音响、灯光要和开会气氛相协调,开会前检查音响、灯光,以防出现问题。

3.做会务预算。会议的预算一般包括:场地租用费、会场布置费、印刷品费、文书用品费、交通费、电话费、茶点饮料费、礼品费等。 

4.其他准备。根据会议的需要,决定会议是否需要组织参观、小型便宴等活动,做相应的准备。

资料整理:旭芳

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