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“春节活动及年度会议”需要注意的——“三类相关人员”

发布时间:2012-04-14   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com

摘要:相信大家都知道,春节是中国人最看重的节日,而在春节前后举行的公司年会,则是公司一年中最重要的会议之一。杭州伍方会议服务要对大家说的是:成功的公司年会不但可以提升企业形象,同时也表达了公司对员工的关爱之情,进而联络员工之间的感情,增加了企业凝聚力。

以下是杭州伍方会议服务结合相关资料总结的几点:

    年会通常有三类相关人员:①领导小组、②筹备与接待人员和③参加人员。

    领导小组

 

领导小组是所有重要事项的决策人,包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等,为整个会议定下基调;

   

筹备与接待人员

 

    筹备与接待人员的职责是:按照领导的安排,为领导小组提供会议筹备的具体细节,提供备选方案,供领导决策,在会议过程中进行接待,并处理突发事件,因而也是承担会议成败重要责任的人员,一个会议通常是千头万绪的,筹备与接待人员是否有好的方案,考虑是否周全,会很重要。

 

筹备与接待人员要有明确的职责分工,①要设定一个负责人;②要有人专门负责日程安排及与各部门协调;③要有人专门负责联系场地、布置会场;④有人专门负责餐饮及外地赶来参会人员的住宿、旅行安排;⑤要有人专门负责设计比赛与其他活动;⑥要有专人负责会议现场的接待事宜,等等。

参加人员

 

年会要邀请哪些人参加同样需要考虑周全,员工是全体参加吗?不是的话,该哪些人参加?退休人员邀请吗?外地分公司的员工参加吗?合作伙伴参加吗?客户邀请吗?主管部门的领导是否邀请?等等,都要想周全了。

 

    在制订参会人员名单的时候,有这样一个原则:“宁拉一群,不拉一人”,意思是某一类人都不参加是可以的,但如果某类人中有人参加,这类人都应该邀请,不然会伤害未被邀请的人的感情。

 

    在确定了参加人员名单后,要明确参加人员中,谁坐主席台;谁是会议的主持人;谁要在会议过程中发言或演讲;谁是嘉宾;谁是参与讨论的人;谁要表演、比赛,等等,要针对不同参会人员的需求,给予不同的事先准备。

 

    会议前期的筹备过程中要考虑的,如主席台的座位安排与姓名牌如何摆放?主持人是否要准备串词?发言的人是否要准备投影设备?嘉宾是否要有标志?表演的人是否需要道具与服装,等等,都要在参会人员名单确定后,进行准备。

 

 

总之,杭州伍方希望以上三点对春节活动年度会议年会的筹备人员能够有所帮助,以确保大家的会议能够成功。

 

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