会议会展--组织接待服务-杭州伍方会议服务有限公司


    会议会展--组织接待服务

                                  组织接待服务

总结我们提供会议服务的经验,一般而言,您的会议确定以及成功举行,大多经过以下几个环节:


会前服务

 会前工作是整个会议接待的开始,是确保整个会议接待顺利进行的前提条件。其主要内容如下:

1、会议筹办方与主办者洽谈。

2、会议筹办方向主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、会议筹办方邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

4、会议筹办方与会议主办者确认会议接待方案。

5、会议筹办方与会议主办者签订会议接待标准合同。

6、会议筹办方确认会议主办者预付会议订金事宜。

7、会议筹办方在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

8、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)

会中服务

1.会议接待:专人负责机场,车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2.会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。

3.会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4.会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。

5.会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。

6.会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

7.会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8.会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

会后服务

会后工作是整个会议接待的收尾阶段,很多会议公司对该环节缺乏错误的理解,任务现场会议结束意味着会议接待也就完了,其实不然,会议之后还有一些很重要的工作要进行,其主要内容如下:

1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作。

4、欢送代表工作,如送机。 

 主要程序为:

策划:我们提供会展企划代理,告诉我们你的想法或者点子,我们为你提供可行性方案、会议回执,我们过去的成功经验,都将成为您成功举办会议的基础。

咨询:在此阶段,我们将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。

考察:在双方进一步取得互信后,我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务。

确定:这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案,尽可能把方案细化,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关服务协议。

执行:严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不合,以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间,双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸,并临时决定双方签字负责人,所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

结算:双方财务人员认真核对各类单据,严格按照协议执行核算。

 

参考资料:http://baike.baidu.com/view/3778870.htm

 

 

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