根据伍方会议服务多年的经验，如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么住宿安排及签到就是一项复杂的工作。
通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的：
1、回执统计表
2、签到表格
3、引导及协助人员
4、住宿宾馆准确的房间数量及房间号
5、房间分配表
6、总台及时拿出房卡
7、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)
8、入住酒店相对明显的路径指示
9、会议会展须知
10、会议会展详细日程
11、考察线路及参与方式
12、酒店功能开闭说明及付费标准
13、返程预定及确认
14、会务交通使用方式及付费标准
如果可能，伍方会议服务建议尽量使用计算机作签到，如会议电子签到机。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。
如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。
