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会议工作内容

发布时间:2013-08-19   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com

 

首先是要准确把握会议名称、时间、地点、参加人员、议程、会议的主要任务,根据参会人数及会务实际需要,选择较为适宜的会场。其次是先行打印、校对参会人员席卡,初步安排座次表报相关市领导审定。再次是根据会议需要,提前准备有关展板、投影仪、荧幕或多媒体播放设施设备等会议辅助工具。最后是要提前检查会场其它相关设施,确保一切均可正常使用。根据多年的会务接待经验,会务工作安排是公务接待的重要环节之一。具体服务中,伍方会议服务都会紧紧围绕“会议布置”这一关键,按接待礼仪的要求,切实做好相关系列工作。

对会场外的环境:视具体情况,提前在会场外安排好有关标语、横幅、鲜花、彩虹门、氢气球等,突出会议主题,积极营造氛围。此外,还要确保会议室周边环境卫生,且无噪音无干扰。参会人员较多时,要在会场入口处,醒目放置《会议座次表》。

     会场内一是要精心布置会标。要根据会议实际,选择横幅式会标或幕墙式会标。会标字体应大小适中,排列整齐,看起来美观、大方、严肃。重要会议,应先拿出会标样稿,报领导审批后方可具体实施。科学布置桌椅。要根据会议内容的不同来选择课桌式或回字形等方式排放桌椅。设置主席台、讲台的,还应兼顾主席台、讲台与其他坐席整体协调。此外,根据需要,会议桌上还要摆上话筒、盖杯茶水、小毛巾以及会议材料、记录用笔纸等。

     要规范摆放席卡。严格遵循公务礼仪的要求,整齐摆放席卡。坚决避免席卡中错别字的出现。同时还要依据客情变化,随时调整席卡位次。合理安排草植。会场上的绿色植物及鲜花应排列整齐或错落有致,颜色、高低要协调搭配,做到疏密得当、美观大方、突出主题,以达到美化会场、烘托气氛的作用。

     要协助调试多媒体。多媒体的直观形象性强,越来越广泛地被运用于各种会议。接待服务人员要积极协调各方,协助做好多媒体等设施设备的调试工作,确保在会议中能够正常使用。还应协助新闻部门,做好会议录音录像工作。必要时,要主动收集会议有关影音资料,以便存档备用。提醒做好其它会场服务。如会前帮助组织会议签到、分发会议材料,会时督促会场服务员及时添加茶水,提醒会场值机员及时处理机器故障,协调各方及时完成领导临场交办的各项工作等。

最后的收尾工作主要有:一是提前衔接好下一环节活动安排,做好领导、来宾的提醒、引导工作。二是安排有关方面及时撤除会场的相关布置,以免造成浪费或影响其他会务工作。三是及时做好当次工作小结,分析、解决存在的问题,梳理、推广好的做法和经验。做好收尾工作不代表整场会议就结束了,伍方会议服务更注重的是会后的沟通和联系,维护与客户之间的关系。

资料整理:小艳

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