一个成功的会议管理人一定要确定在现场的有效沟通，相反地一个不成功的会议，花费了数月或数年计划，却因为现场协调不好而使会议失色，所谓现场沟通是团队合作的表现。伍方会议服务都会做到以下两点来进行现场沟通。
（一）会前协调会：
在前往会议场地前要先和会场及主要承包商人员排定会前协调会，协调会的目的是对会议现场安排整个细节做详细讨论，让大家都清楚在现场所负的责任与彼此的协调。
协调会是提供大家再一次检查工作内容以及提供问题讨论，有些可能在文字中写得不够清楚，彼此指派一个人负责沟通，有关场地部分都向场地承办人沟通，因为场地承办人不一定一直在会场，问他(她）分机号码或呼叫器，并问清楚如果周末或清早或晚上和谁联络。安排在会前与会场及主要承包商举行协调会是非常重要也是必要的。包括会议中心、饭店、交通／旅游公司等，这是在会前最后一次解决问题的机会。
（二）电话、无线对讲机和呼叫器
电话：小型会议可能不需要内部联系系统，只要利用内线电话即可，但是大型会议只靠会场或饭店电话系统可能会延误事情，因此要安装几条专线电话，有些饭店和会议中心专线电话线和设备有限，因此会收取适当的费用。以大部分的情况来说，安排专线电话是经由当地电话系统，至少要在4个星期前申请。大型会议最好自己申请专线电话线和内线系统，电话号码往往很难在大会手册印制前获得，但有时也可向雷话公司说明，他们可以先提供号码，但是不保证到时候安置的号码一定相同，如果会议在会议中心举行，他们有自己内部电话系统，事先要有电话号码就不会那么复杂。
无线对讲机：为了在会场快速与主要工作人员沟通，很多会议筹办人利用对讲机联系。对讲机在同一频道可多人通话，它的优点是可以立即回答或处理紧急事件，这种通讯范围在户外大约一二条街之内。不论在处理任何问题，现场沟通中必须要做到准时、方便、合理的为客户解决这才是我们伍方会议服务真正的价值所在。
