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会议议程安排注意事项

发布时间:2013-11-18   内容来源:杭州年会策划公司 http://www.58meeting.com

 

  伍方会议服务在安排会议议程还应充分考虑保障条件。条件具备时尽可能安排得丰富些,条件有限时则应本着简便易行的原则安排。如会议经费充裕、道路条件较好、车辆较多时,可安排现场参观活动,以丰富会议内容。没有这些条件,安排就要从简。

  伍方会议服务在安排会议议程时应注意以下几个问题:

顺序要正确

  议程的先后顺序非常重要,切不可前后倒置或杂乱无章。这就要求组织者会前要进行周到细致的安排,重要的议程还要事先进行预演和排练,防止出错。会议过程中如因组织不周出现差错或失误,轻则影响领导机关的威信,重则造成工作的被动或失误。

多少要适度

  一次会议议程既不能安排过多,也不能太少。议程过多,因与会人员的精力和时间所限,可能议得不深不透,从而难以统一思想认识,议而不决,使会议收不到应有的效果,议程太少,会议过于松散,浪费时间。此外,还应考虑到会议的性质、内容、方法、目的和要求的不同。议程应逐项、逐段周密细致地安排,确保不错、不漏、不互相冲突。

操作性要强

  议程是具体、详细、实际的活动内容。议程明确具体,与会人员才能集中精力围绕议程开展活动,发言讨论才能抓住中心和重点,才能避免不着边际离题万里。在具体安排上.要注意将同类性质的议题集中排列在一起,以便引起与会者的高度重视,起到强化、深化的作用,以便使会议讨论透彻。在时间上要把保密性强、涉及人员范围小的议题排在后面,以便无关人员届时退席.

主次要分清

  当会议议程较多时,要注意分清主次轻重缓急。一般情况下,重要的、急需解决的问题,可安排在前面,一般性问题可放在后面。因为会议前期人们的精力比较充沛,议事效率较高,把重要的、急需解决的问题放在前面,便于集中精力研究解决。有时虽然有些议题很重要,但议决的难度较大,可按先易后难的原则,把它放在后面,而先议比较容易解决的问题,以提高议事效率。

要留有余地。

  做任何工作都要留有余地,以应付临时出现的各种情况,安排会议议程亦应注意这个问题。如果时间安排得过紧过满,一旦出现临时情况就无法应对。因此,时间安排要留有余地。机动余地大小视会议规模而定,时间较长的会议一般留半天至一天左右的机动时间。

资料整理:旭芳

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