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会议的目标和任务会议的目标和任务是决定会议形式的主要因素。目标、任务不同，会议的形式也就不同。
会议的功能不同形式的会议，其功能也各有侧重。有的会议侧重于交流信息，有的会议侧重于联络感情，有的会议侧重于决策，等等。会议的组织者应当根据会议的目标，并在考察各种类型的会议功能的基础上，选择合适的会议类型。
会场座位格局会场的座位格局也就是与会者座位的摆放形式。不同形式的座位格局会产生不同的会场效果。会场的座位格局可分为上下相对式、全围式、半围式、分散式和并列式。
上下相对式座位格局的主要特点是主席台和代表席采取上下面对面的形式，突出主席台的位置，会场气氛比较严肃和庄重。这种格局适合召开大中型报告会、总结表彰会、代表大会等。
全围式座位格局的主要特点是不设专门的主席台，会议的领导、主持人和其他与会者围坐在一起，形成融洽与合作的气氛，体现平等和相互尊重的精神，有助于与会者之间相互熟悉了解和不拘形式地发言，使与会者畅所欲言、充分交流。全围式座位格局适用于召开小型和特小型会议以及座谈性、协商性等类型的会议。
半围式座位格局介于上下相对式和全围式之问，即在主席台的正面或两侧安排代表席，形成半围的形状，既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛，适用于中小型的工作会议等。
分散式座位格局是将会场座位分解成由若干个会议桌组成的格局，每一个会议桌形成一个谈话交流中心，与会者根据一定的规则安排就座，其中领导人和会议主席就座的桌席称作“主桌”。
这种座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用，同时也给与会者提供了多个谈话交流的中心，使会议的气氛更加轻松、和谐，适合召开规模较大的联欢会、茶话会、团拜会等。
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