桌面会议是指两个或两个以上不同地方的个人或群体，通过会议平台（IM）及多媒体设备，将声音、影像及文件资料互相传送，达到即时且互动的沟通，以完成会议目的之系统设备。
桌面会议有三种好处。“硬件”上的好处是可以衡量的。然而“软件”和“战略”上的好处很难衡量。它们必须包含在综合分析公司在视频会议投资成本与利益中。
硬件好处 减少花费
更少的旅行、住宿、娱乐花费
更高的生产力
更少的时间花在旅行上，而更多的时间用在生产工作
充分利用资源
关键人物、关键信息变得更容易接近
软件好处 流畅的沟通
人们更频繁的聚在一起，更有效的分享信息
更快地作出决策
更容易接近关键人物
良好的工作环境
没有汽车或者飞机喷射出来的气体的毒害
战略好处 制定最优化决策
决策不仅会更快，而且有更多参与者的意见与赞同
更快的的危机处理
无论主管人员在何时何地，都能在短时间内召集决策
