活动策划组织六要素之时刻

时刻是指具体的某一特定时间，它和日期是6T中最具有精确性的两个时间要素，在活动的时间轴上有明确的位置属性，比如4月5日上午9点4Q分。

时长是在两个日期或两个时刻之间的时间间隔，表示一段连续的时间。比如2天，3周，5个小时，20分钟，15秒等。

在活动中，时刻和时长就像一对李生兄弟：不要尝试将他们分开。在时间轴上，它们不仅在结构上关联，还需逻辑性地贯穿始终。

时刻一般分开始时刻和结束时刻，中间又会因活动内容的设置再行分割。如果我们在接到活动邀请的时候主办方给了活动日程表，那我们就会看到时刻和时长在这里的举足轻重的应用。作为关键信息的存在，它们能够让你如同小孩子玩游戏一样，扳着手指头大致推算整个活动的进程。

活动策划阶段，我们最喜欢玩的也是这两个时间要素的解构游戏。解构步骤如下：

1根据活动要求，预估活动总时长。(几天? /几个小时?)

画一条线，标上时长。

2计划开始时刻和终止时刻。

在线的两端画上实心结点，写上具体的时间。

3设置子单元分割时刻(比如午饭时间，晚饭时间，茶歇时间，特定时间比如准10: 00需同步进行视频会议)

4模糊分割之后进行子活动的时长预估以及时刻标记注。

5调整所有时长，修正时刻。

举例：某协会换届选举大会暨协会发展研讨会

①接受活动策划任务后，了解选举大会的整体时要求，预估为两个半小时，时间一般为上午。

而发展研讨会预估时长也需两个半小时，时间安排在下午。

②根据活动一般是准点开始的习惯，以及考虑到各参会代表陆续到场的时间，我们将活动的开始时间设定为9: 00; 下午的协会发展研讨会，我们把结束时间预定为16: 30, 给参会人员一个较合理的返程时间。

③考虑到2.5H的主活动时间比较紧凑，本次话动不单独分割茶歇时间。在两个主体活动之间，我们将午餐的时间分割设定在12: 00。在前一主体活动的结束后预留了部分的时间，作为参会人员的休整时间及餐厅的上菜时间。

④根据活动主办方的要求，该协会的换届选举大会的子内容竞多达八项，它们分别是：开幕致辞、介绍嘉宾、上年度工作报告、对新一届委员会委员及领导机构候选人名单的情况说明、投票表决及统计环节、关于宣布新一届委员会委员及领导机构的任职名单、颁发聘书

并授牌仪式、协会主席致辞、市XX局局长致辞。两个半小时之内安排八项子内容。

我们在选举大会的主活动时间上，就先较粗放地将八个项目的时刻点做了简单分割如下：

⑤最后，在了解秘书处获取的工作报告内容以及添加集体合影环节并前置在开幕致辞环节，我们调整了所有活动内容的时刻点和时长，得到了最后的时间方案：

备注：下午的发展研讨会以自由的座谈式会议为主，没有复杂的活动内容环，在此不做详细时刻分割。

我们最终在活动策划方案中呈现的该活动的时间安排的内容为：

小贴士 ：

时长和时刻除了特定的情况，都可以在組织策划时期被重复调整，其遵循的原则为：

■使活动节奏紧凑饱满(参考第三章：节奏控制)

■ 在保证活动内容完成的前提下的成本最优(一般在当日16: 30前结束整场活动的，

不需要安排晚餐，除非活动项内合有商务宴请;按时计算的租凭场地更是要对活动的时间计划做得更为可控执行)

■一个子活动的终止时刻与下一个子活动的起始时刻之间要有时间的预留(机动时间的保证)