(一)签发
会展文案在缮印之前应当经领导人签发，一般的会展公文一经签发，便由送审稿转化为定稿，具有法律和行政效力。提交给会议审议的文案经提交机关或单位领导人签发后，虽然还不能生效实施，但代表提交机关和单位的意志。
1．签发的规章。
(1)凡以一级领导机关或法人单位名义发出的，内容重要或涉及面广的会展文案，由机关或单位的正职或主持日常工作的副职领导人签发。
(2)业务性会展文案，可由具体分管的副职领导人签发。如问题较为重要，也可请正职领导人加签。
(3)有关日常性工作的会展文案，经授权可由秘书长或办公室主任签发。
(4)在会议上讨论、修改、通过的会展文案，整理后，可由会议的主席或秘书长或其他被授权人签发。
(5)凡以机关或单位下设具有发文权限的部门名义发出的会展文案，应由部门负责人签发。如是重要问题，可报请机关主管领导加签。
(6)在实行集体领导的组织内，重要文件应由全体领导成员共同签批意见；如已经过会议讨论通过的，可由主要负责人签发。
(7)联合发文或内容涉及其他机关或部门的会展文案，应实行会签。
(8)提交给特定会议审议的会展文案，应提交机关或单位领导人签发。
2．签发的要求。
会展文案的签发对领导人具有明确的要求。
(1)认真细致。领导人在签字前要认真审阅文稿，如需退回修改，可在发文稿的右空白处批明意见，或请秘书转告拟稿部门。修改意见不应写在签发栏中。
(2)规范清楚。签发时应由领导人在发文稿的签发栏内写明“同意”、“照发”等明确性意见，不得使用模糊性语言。然后署上姓名和日期。联合行文应由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。
(二)表决
表决是法定性代表会议、合议制会议通过文件的必要程序。会议的审议性文件一旦表决通过，便转化为成果性文件，其稿本形态也由草案转化为定稿。
