会议时间的策划-会议知识-杭州伍方会议服务有限公司


    会议知识
  • 会议时间的策划

  • 信息来源:杭州伍方会议服务   最后发表时间:2013-08-12   浏览量:5507
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    伍方会议服务认为会议时间的策划主要解决两个问题:什么时间开会;会议时间的长短。

    (1)会议时间的策划原则

    时机原则:选择成熟时机举行会议。会议的目的是为了解决问题,解决问题的世纪成熟与否是决定会议能否成功的因素。所选时间富有意义,能烘托会议的主题,时机成熟的会议应及时召开。

    合理原则:符合人的心理和生理规律,劳逸结合,利用推动工作,如周一与周五这两天都紧贴每周例行的假日,与会者可能会受假日活动的影响,不容易集中注意力,因此不适合举行会议;另外上午8:30—10:30,下午3:00—5:00是会议最可能取得高效率的时间段,午饭以后的时间是任何人都不容易懈怠的时间段。

    可操作性原则:根据行业特征或与会者的时间情况来恰当安排,尽量不要由于时间上安排不妥的问题而造成与会者的缺席。例如,每年的旅游交易会多安排在旅游淡季举行。有重要领导参加的会议,需要特别注意协调领导人之间参加会议的时间,以免相互冲突。

    (2)会议时间的长短                      

    会议时间的长短需要从以下两方面来考虑:

    一是实际需要。会议时间的长短应根据会议的实际需要来确定,主要考虑因素包括会议的各项议程是否能够完成;会议的发言是否充分,与会者能否充分表达意见;是否需要留出一定的机动时间,以应不测。

    通常,会期在一天以上(含一天)的会议都包括很多仪式和社交活动,所以在会议长度上要给予较宽的时间安排。对会议具体长度的安排,要根据会议上所需议程和仪式等各项内容的多少来确定。

    二是会议的成本和效率。会议的时间越短,成本越低,效率越高。伍方会议服务经过多年的经验会考虑到与会者的生理特点,一般会期超过一天的会议,必然需要安排成几个小会,每个小会应该控制在一个小时以内,会议一旦超过了一个半小时,就会造成与会者的疲精神不集中以及抱怨,效率就会降低。

    资料整理:旭芳  

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