会议活动的要素与优化(三)-会议知识-杭州伍方会议服务有限公司


    会议知识
  • 会议活动的要素与优化(三)

  • 信息来源:杭州伍方会议服务   最后发表时间:2012-02-02   浏览量:7678
  • 其次是可能。即最好是安排在每位与会者都能来参加会议的时间。再次是适宜。即要考虑气候、环境等自然因素和社会因素的影响。

    2.整个会议需要的时间。可长可短,尽量紧缩。少则几分钟、几十分钟;多则几天、十几天甚至长达2-3个月。会议组织者应尽可能准确地预计会议需要的时间,并在会议通知中写明,便于与会者有计划地安排好工作。

    3.会议时间限度。每一次会议时间连续最好不超过1小时。如果会议需要更长时间,应该安排中间休息。笔者曾参加过许多边疆时间超过1个小时、2个小时甚至3个小时都不安排中间休息的会议。这种会议可能是考虑到会议内容多,要赶时间,但实践证明这种疲劳式开会的会议效果并不好,因为它违反了人们的生理规律与有效会议周期律。

    (二)会议地点

    会议地点,又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡所在地,又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果,选择最佳会议会址,也得考虑多种因素。

    国际性或全国性会议,要考虑政治、经济、文化等大方面的因素,一般选择在首都北京或其他中心城市,如上海、广州、武汉、西安等地召开。

    专业性会议,应选择富有专业特征的城乡地区召开,以便结合现场考察。小型的、经常性的会议常常就安排在单位的会议室。选择会址,还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。

    随着科学技术的发展,现代会议的手段也日新月异,会议的地点也就可以分成若干个分会场。会议也不一定要设在单位里或宾馆里,家庭和交通工具上,只要有电话机、电视机和计算机、视频等通讯终端,就都可以成为分会场。这就使会议活动的举行,更为灵活自由,更加方便快捷,从而大大提高会议的效率。

    (三)会场设施

    会场设施是室内会议活动所必需的各类设备与空间环境的总称。会场设施主要有会场面积与空间大小、音响设备、灯光设备、视听设备、同声翻译设备、空调设备、多媒体设备、桌椅等。会场设施选择与布置主要根据会议类型、会议规模与规格、会期长短、会议经费预算等方面因素来综合考虑。

    综上所述,会议活动要素是由会议活动主体、会议活动客体、会议时空环境构成的“三类九种”要素体系,三类要素之间的相互联系、相互影响使他们共同组成了一个息息相关的有机整体。  

    参考资料:http://wenku.baidu.com/view/56fc8d09844769eae009ed30.html 

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