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一场研讨会的流程一般包括研讨会活动目的和会议主题确定、选择会议服务公司、预订酒店、会前筹划、大会领导工作组成立和分工、会议紧急事故处置预案制定及活动彩排、会中日常安排、活动执行和全媒体宣发等。今天杭州数字会议服务公司伍方通过一个学术研讨会流程模板和大家一起探讨一下研讨会议程安排。
研讨会，一般是指专门针对某一行业领域或某一具体讨论主题在集中场地进行研究、讨论交流的会议。它对于制定政策、发展战略、方法措施都有巨大作用。研讨会按照会议目的、会议对象可以分为不同的类型，一般有专题研讨会、学术研讨会、主题研讨会、交流研讨会、公司研讨会、剧本研讨会、教育研讨会、线上研讨会、网络研讨会等等。那么，一场研讨会具体流程包括哪些？今天杭州数字会议服务公司伍方通过一个学术研讨会流程模板和大家一起探讨一下研讨会议程安排。
▲818县域农业产业发展与数字乡村研讨会活动现场
学术研讨会流程范例
一、学术研讨会原则和目的
本届学术研讨会是XXX主办，XXX承办，本着“繁荣学术、凝聚力量、引领学科”的办会宗旨，为努力实现中药材半夏合理开发利用和社会经济可持续发展的战略服务。利用学术研讨会活动交流各地半夏中药产业的发展，增强公司与地方、公司与公司、公司与客户之间的联系。研讨会主题是“加强产学研结合，促进中药资源产业化发展”。
二、会议举办前
1、参会嘉宾会议期间的酒店预定（XXX酒店）。
2、XXXX年X月X日全天设立个接待站。
酒店：工作人员（2人） 时间（10∶00-21：30）。
机场（3辆大型客车）：工作人员（2人） 时间（12∶00-22∶00）。
3、在会议酒店设立会议报到处/签到处，在序厅布置会议信息展示区、媒体采访区等。
4、学术研讨会会议室的选定（含舞美布置、会议室内灯光、音响、座位的布置、会议用品的准备等）。
设置主会场一个，分会场两个。
5、研讨会邀请嘉宾名单的拟定（包括上级领导、政府官员、制药单位及媒体记者等）。
6、会议期间茶歇及嘉宾用餐安排。
（1）主会场及分会场开会期间，摆放茶歇（上午、下午）。
（2）X月X日，早、中、晚，在酒店楼大厅（自助餐）。
（3）X月X日晚，XX单位设晚宴（地点：待定）。
（4）X月X日，参观基地（中、晚）宾馆。
7、会议期间车辆的安排（5辆大型客车接送）。
8、在会议举办前，定制会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。
9、准备会议期间资料（含参会代表通讯录，会议中所需资料等）。
10、其它相关准备（如会议期间的喷绘、舞台背景、大屏背景、会场拱门、场外道旗等物料）。
11、会后参观考查的路线及时间。
▲研讨会会后参观数字农业产业园环节
三、会议举办中
（一）XX中药材半夏产业发展学术研讨会
1、XX中药材半夏产业发展学术研讨会议程安排
（1）研讨活动日程
XX月XX日全天，酒店报到。
XX月XX日上午，开幕式，大会特邀报告。
XX月XX日下午，大会特邀报告。
XX月XX日，学术交流。
XX月XX日下午16：00，闭幕式。
XX月XX日，会后考察。
（2）宣传报道
本次学术研讨活动主要通过权威新闻门户、本地电视台、大会官网、媒体号等进行宣传报道，最大限度的通过各种有效形式进行全媒体活动宣发。
2、参会人员
约200人参加本次学术研讨会活动。
（二）会议期间注意事项
1、根据前来的参会代表的实际状况，机场、车站专人、专车分批分时段按预计计划接站。
2、会议酒店现场安排专人分发会议资料和来客接待。
3、会场的会务服务。
4、在会议报到处协助酒店人员确认和分发房间，整理记录有关信息。分发会议礼品及领导和相关专家房间派送水果等会务工作。
5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
6、提前确认会议代表的娱乐项日、娱乐场所及消费和付费的方式。
7、确认旅游公司为该会议带给的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、导游等安排）。
8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
9、确认特殊客人（领导、政府官员及重要客商等）的安排及接待工作。
10、协调会议期间的交通工具的安排。
11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。
四、会议举办后
1、为考察嘉宾提供考察队引导跟踪服务。
2、特邀领导、政府官员等人员一同考察。
3、根据考察路线安排好考察嘉宾的食宿。
五、会议紧急事故处理
1、紧急医疗
紧急事件可能在任何时间发生，但是有些参加会议的人比其他人更容易受伤与生病，比较可能性的病症是心脏疾病、中风和其他有危害生命的病症，有些与会者因为改变饮食、喝酒、睡眠不足、疲劳、面临不熟悉环境、孤独、远离亲人所致，因此要使那些人得到照顾。成立一个紧急医疗系统，与当地医院联络，一旦有紧急病人立即安排救护车送医院急救。并在会议现场安排医疗人员，在会场再和医师联络，确定他（她）愿意短时间内来看诊，在大会手册以及其他资料中印上紧急事件联络电话号码。
2、火灾
每一个与会者都要明白在活动中遇到火灾的逃生技能，浓烟和惊慌往往比火灾本身造成的死亡还高。饭店有职责告知客人逃生步骤，明确紧急逃生口位置，但是会议筹办人扮演着更重要的主角，保护与会者并带给这方面足够的资料。很多主办单位印制了防火手册，放在资料袋中一齐给与会者参考。
六、筹备领导机构
（一）成立大会筹备领导小组
组长：XXX
常务副组长：XXX、XXX
成员：XXX……
领导小组负责审定研讨会活动总体方案和具体实施方案，研究决定活动中的有关重大问题，讨论提出活动所需经费预算报总办会审定。
领导小组下设三个工作小组负责承担相关具体工作。
1、后勤组
由XX负责，成员：XXX……
（1）制定活动总体方案。包括X月X日研讨会活动详细实施方案、X月X日-X月X日研讨会中、晚宴方案、嘉宾迎送、食宿、研讨会礼品方案、活动经费预算编制。
（2）汇总邀请嘉宾的具体名单，经审定后负责发函并跟踪落实。
（3）负责票务工作。
（4）车辆保障。
（5）负责安全工作。
2、现场组
由XX负责，成员：XXX。
根据研讨会议程，负责X月X日上午开幕式会场布置，含分会场布置、舞美搭建、音响、环境及卫生等等。
3、宣传、资料组
由负责，成员：XXX。
（1）制作请柬、回执、代表证样式和参会须知，经筹备领导小组审定后印制。
（2）负责草拟在X月X日上午研讨会致辞。
（3）制定系列宣传报道方案，经筹备领导小组审定后组织实施。
（4）组织宣传资料，经审定后印制。
（5）会议主持人、礼仪小姐、横幅、鲜花的准备。
4、学术研讨筹备组
由负责，成员：XXX。
负责学术研讨会的会议资料、参与人员、具体时间、地点、资料的准备等，提出学术研讨筹划方案。
七、筹备时间安排
1、后勤组负责拟定资料
（1）X月X日前，拟出本次研讨会参与人员名单。
（2）X月X日前，拟出研讨会资料和食宿、礼品等详细方案。
2、宣传、资料组负责提交资料
X月X前，探讨会宣传报道初步方案和代表证样式。学术研讨筹备组负责提交学术研讨筹划方案。X月X日，研讨会筹备组讨论上述方案。
3、其它大会筹备工作
X月X日前，根据确定的参会人员名单，各工作组提出完成本组各项工作的经费预算。
X月X日前，会议现场组负责提出研讨会会场布置初步方案。
X月X日前，组织与会专家来踩点考察，向大会提交XX地区半夏产业发展战略研讨意见稿。
X月X日前，会议礼品及资料袋准备到位。
X月X日前，各小组工作基本准备就绪。
X月X日，筹备组对各工作组的方案、工作准备状况再过一遍，对部分工作及时补救。同时，着手布置会议场地、会议资料装袋、会议彩排。
X月X日，根据分工，开始迎接来宾的工作，必要时筹备组应再次碰头商讨。
▲浙江省未来社区试点建设专题研讨会在浙江省杭州市萧山瓜沥七彩社区举办
