酒店会议安排表

有不少人在为如何全面的安排会议而头痛，在此，伍方会议服务在此分享一些相关的知识。

　　１、出席人数
　　 会议预计出席总人数
　　２、日期
　　 □ 团队到会日期
　　 □ 团队离会日期
　　 □ 最后订客数目确定期限
　　３、住宿
　　 □ 大约所需客房数、包括单人间、双人间、套房
　　 □ 与会者的客房入住价格
　　 □ 客房预订确认：与会代表房间、团队主席或主办机构秘书房间
　　 □ 客房预订复印文件
　　４、免费设施与套房
　　 □ 会议接待室－价格
　　 □ 酒吧、小吃部等的开放时间及日期
　　 □ 预订会议接待室客人的姓名、地址及电话
　　 □ 检查房间、小费
　　５、宾客
　　 □ 是否已邀请地方要人并收到回函
　　 □ 随邀请函赠送入场券
　　 □ 安排发言者及当地要人的交通往返
　　 □ 是否提醒每位发言人做好发言准备
　　 □ 安排迎接贵宾入场
　　６、设备及设施
　　 □ 置于贵宾席上的专用便笺
　　 □ 饭店提供的设备名单及使用价格
　　 □ 登记处、会议接待室、“非会议代表请勿入内”、旅行社、接待处等的标志
　　 □ 照明设备－聚光灯、泛光灯、操作人员
　　 □ 舞台－面积大小
　　 □ 黑板、法兰绒板、磁板
　　 □ 图表架及板架
　　 □ 有照明演讲台、演讲提示机、小木槌、响板
　　 □ 扩音设备－麦克风，其型号及数量
　　 □ 录音设备、操作人员
　　 □ 幻灯设备、灯光控制、操作人员
　　 □ 特殊花卉及植物
　　 □ （已调好音调的）钢琴、风琴
　　 □ 电唱机、唱片
　　 □ 打印服务
　　 □ 表演者化妆室
　　 □ 停车及修车设施
　　 □ 装饰品－检验其是否符合消防要求
　　 □ 特殊设备
　　 □ 额外服务的总体价格协议书
　　 □ 电话
　　 □ 摄影师
　　 □ 速记员
　　 □ 旗帜、横幅、标语
　　 □ 广播及电视
　　 □ 实况转播及操作费用
　　 □ 闭路电视
　　７、会议
　　 （会议前检查事项）
　　 □ 提供会场平面示意图
　　 □ 每次会议的正确日期和时间
　　 □ 每一次的会议室：其租金数额
　　 □ 会务筹委会总部
　　 □ 每次会议的座位总数、座次安排以及演讲桌
　　 □ 错开会议的时间安排，保证交通、包括电梯服务的顺畅
　　 □ 演讲台－大小
　　 □ 每次会议所需的设备（按照设备与设施列表核对）
　　 □ 其他特殊要求（即将开会前核对以下事项）
　　 □ 确保会议室已开放并配备了工作人员
　　 □ 座位已按要求摆放
　　 □ 会场座位充足
　　 □ 制冷、加热糸统运转正常
　　 □ 扩音设备正常运转、话筒齐备
　　 □ 录音设备正常运转
　　 □ 麦克风－数量、类型齐备
　　 □ 演讲台就绪、照明设施良好
　　 □ 小木槌、模具
　　 □ 讲台上水瓶、水、水杯
　　 □ 与会者用水瓶、水、水杯
　　 □ 入口处警卫执勤
　　 □ 烟灰缸、衣架、火柴
　　 □ 投影仪、屏幕、支架就绪、放映员待命
　　 □ 演讲提示机正常运转
　　 □ 铅笔、笔记本、纸页
　　 □ 图表支架、板架、黑板及相关设施就绪
　　 □ 钢琴、风琴
　　 □ 标记、旗帜、横幅
　　 □ 照明设施齐备
　　 □ 特殊花卉、植物齐备
　　 □ 其他特殊设施
　　 □ （若会议室不易找寻）指向标记齐备
　　 □ （若临时更改会议室）通知已在显要位置张贴
　　 □ 速记员到会
　　 □ 摄影师到会
　　 （会议结束后、立即分配人员办理以下事项）
　　 □ 移走主办单位设施
　　 □ 检查是否有被遗忘财物
　　８、展览信息
　　 □ 展览数目及平面示意图
　　 □ 展览开放时间
　　 □ 开展日期
　　 □ 闭展日期
　　 □ 展览地点
　　 □ 参展商名称
　　 □ 日租金
　　 □ 指向标记
　　 □ 劳务收费
　　 □ 电工及木工服务
　　 □ 电力、能源、蒸汽、煤气、供水、排污一条龙服务
　　 □ 电费
　　 □ 屏风、背景幕布
　　 □ 托运货箱的存放
　　 □ 保安措施
　　９、报到
　　 □ 报到时间
　　 □ 登记表，其内容和份数
　　 □ 登记桌，数量及大小
　　 □ 坐椅
　　 □ 烟灰缸
　　 □ 打字机，数量及型号
　　 □ 工作人员－饭店或会务机构人员
　　 □ 水瓶、水杯
　　 □ 照明设施
　　 □ 布告牌，数量及大小
　　 □ 标牌
　　 □ 便笺、钢笔、铅笔以及其他文具
　　 □ 收银柜，数量大小
　　 □ 文件柜，数量及大小
　　 □ 保险柜
　　 （报到即将开始前检查以下事项）
　　 □ 工作人员是否到位、是否熟悉报到程序
　　 □ 文件柜，数量及大小
　　 □ 收取支票的指导原则
　　 □ 退款规定
　　 □ 登记表应包含的内容
　　 □ 代表证上的内容
　　 □ 票券价格、相关规定
　　 □ 客人及贵宾的接待
　　 □ 节目及其他材料就绪
　　 □ 单程票销售
　　 □ 应急客房供给
　　 □ 接待处
　　 □ 废纸篓
　　 □ 印刷的报到名单
　　 （如果代表们自已填写登记表，准备好以下事项）
　　 □ 接待站旁另设桌椅
　　 □ 登记表、铅笔就绪
　　 □ 填表说明张贴在易于填表人查询的位置
　　 □ 填表桌要照明适度
　　 （登记处应有人负责以下事项）
　　 □ 能够做出原则性决定
　　 □ 在登记结束时核对款额
　　 □ 为在报到处工作结束前来登记入住的代表安排住宿
　　10、音乐
　　 □ 招待会播放录音或者现场演奏
　　 □ 宴会播放录音或者现场演奏
　　 □ 特别活动播放录音或者现场演奏
　　 □ 演出播放录音或者现场演奏
　　 □ 表演者和管弦乐团的预演
　　 □ 乐队或乐团的乐谱架
　　11、其他
　　 □ 是否为男女老幼都安排了精彩的娱乐节目.
　　 □ 是否安排有临时照看小孩者
　　 □ 是否提供租车服务
　　12、新闻宣传
　　 □ 新闻中心、打字机、电话
　　 □ 是否建立了强有力的宣传委员会
　　 □ 亲自拜访报社主编、广播及电视节目编导
　　 □ 准备一个综合性的旨在增加入会人数的宣传性节目
　　 □ 准备有新闻价值的出版物
　　 □ 为主办机构安排摄影并为公共宣传做准备
　　 □ 预先印制发言稿

资料整理：伍方会议服务