国际社团会议的申办报告-会议知识-杭州伍方会议服务有限公司


    会议知识
  • 国际社团会议的申办报告

  • 信息来源:杭州伍方会议服务   最后发表时间:2013-08-15   浏览量:5450
  • 伍方会议服务会编制申办国际社团会议的报告,这个报告是全部申办工作中最重要的工作之一。会议组织者一定要全面调研,认真编辑,制作出高质量的申办报告。

    一、申办报告的主要内容

    (一)邀请信

    邀请信一般是写给国际社团的主席或理事长的,信的内容大同小异,都是表示欢迎下届会议能够在我们这个国家或城市举办,保证并提供各种条件,使会议取得圆满成功。申办报告一般包括几个部门的邀请信。

    1、必须有以主办单位负责人的名义签发的邀请信

    2、最好有以主办单位的上级主管单位负责人名义签发的邀请信

    3、也应该有以会议举办城市市长的名义签发的邀请信

    4、以会议承办单位负责人名义签发的邀请信

    (二)学术内容

    学术内容在整个申办报告中占有很大的篇幅,也是申办报告中的主要内容之一,应比较详细地接受我国在该学科领域里的历史和目前的发展水平,初步勾画出会议在我国举办时的学术活动安排。

    1、中国在学科领域内的背景

    1)中国在该学科领域的历史状况,何时起步,有何重大成果

    2)中国在该学科领域有多少研究机构和多少从业人员

    3)中国在该学科领域是否有处于世界领先地位的科研成果

    2、拟定的会议学术主题

    3、拟定的会议讨论的专业范围

    4、初步的学术计划

    1)会议的天数,其中包括安排几次全体会议,安排几个平行分组会议

    2)拟邀请的大会特邀报告人

    3)拟安排多少口头报告人,多少张贴论文,是否安排会前会、其他城市甚至其他国家的卫星会、培训班、网上的讨论等其他会议的辅助活动

    (三)中国的介绍

    1、中国的地理位置、国土面积、国家人口和民族数量的简单介绍

    2、五千年的文明历史和灿烂的民族文化

    3、政治上,中国自1978年后的改革开放的政策,促使国民经济的高速发展

    4、经济上,中国的GNP的年增长率,外汇储备不断增加

    5、服务业,包括交通、通信、银行、邮政服务的快速发展

    (四)主办城市的介绍,以北京为例

    1、北京的地理位置、人口等,是中国的首都,是中国的政治、文化、科技、教育中心

    2、北京城市的历史演变过程

    3、介绍北京保存的世界著名的文化遗产、名胜古迹

    4、北京既是古老的城市,又具有现代化的设备和面貌,每年吸引几百万国际游客前来访问

    5、北京曾在1990年举办过亚运会,1995年举办过第4届妇女大会,2008年成功举办了奥运会,在人力和物力上有相当的接待能力

    6、提供几幅北京的照片

    (五)大会会址的详细介绍

    1、会址在城市的位置,距离市中心和机场的距离,交通是否方便,乘出租车的价格,是否有公共交通

    2、大会场的最大容量,能否满足开幕式和大报告的要求

    3、是否有足够多的分会场,要求容量相近,位置集中

    4、是否有较大的空间,满足代表的会间休息

    5、是否有足够的小房间以满足国际组织的办公用房

    6、是否能提供主要的会议所需设备

    7、是否有较大的空间,满足代表注册

    8、是否有商务中心,为代表提供复印、电子邮件等服务

    9、是否有展厅,能够满足会议附设的中小型展览

    10、会议周围是否有足够多的不同档次宾馆,可以满足会议的需要

    11、会址是否周围有比较多的餐厅、商店、银行和康乐中心

    12、提供几幅会场的照片

    (六)宾馆的介绍

    1、会议举办地宾馆的总体介绍

    2、会址周围步行距离到达的宾馆数量、档次、房间和床位数量

    3、会议主宾馆介绍,星级、房间数、餐厅、其他服务设施、与会址的距离

    4、会议其他宾馆的情况介绍,一般按高、中、低的档次排序

    5、该城市当年各档次宾馆的价格范围

    6、提供各宾馆的照片

    (七)旅游景点、参观、购物点的介绍

    1、当地城市旅游资源(以北京为例)

    1)名胜古迹:故宫、长城、十三陵、颐和园、天坛

    2)自然风景

    3)博物馆

    4)画廊

    2、陪同人员活动的去处

    1)购物中心

    2)街道的社区建设,居民家

    3)托儿所和中小学

    4)有特色的工厂

    3、中国其他著名旅游城市的旅游景点

    (八)交通和通讯

    1、重点介绍会议举办城市的国际航线、国际列车和国际航运,说明外国代表来此参会的便捷

    2、介绍该城市的市内交通状况,地铁、公交车、出租车

    3、该城市的通讯,国际电话、传真、电子邮件等

    (九)初步预算

    1、会议收入

    会议的收入主要来自注册费的收入,会议的收入还应包括会议附设展览会的收入、企业赞助和广告收入三部分。有的国际社团希望申办国的政府也应对会议资助,用以表示申办国政府对该会议的重视。

    2、会议支出

    1)筹备期间的费用,主要是印刷费、邮寄费和常设秘书处办公费用

    2)接待国际社团有关人员的现场考察

    3)会议邀请特邀报告人的费用

    4)学术筹备的支出:论文审定、论文印刷

    5)会议期间的支出:会场和设备租金、招待会和宴会

    6)上缴国际社团的金额

    3、预算结果

    应将会议的预算金额做到收支平衡、略有结余

    (十)组织机构

    1、应将该国家所有该领域内的世界上有一定影响的认识都列在申办书中,以显示国家的团结

    2、可用框图的形式表示出会议的组织机构,包括会议程序委员会,组织委员会,秘书处领导下的学术部、会务部、财务部、展览部等

    二、申办报告的制作和提交

    (一)申办报告的制作

    作为本世纪发展最快的国家,中国受到许多国际社团的iqnglai,它们对于中国申办国际社团会议通常都积极支持的态度。有的国际社团对于我们编制的申办报告还经常会提出具体的修改意见。

    (二)申办报告的提交

    提交申办报告的原则以满足国际社团的要求为准。决定一个国际社团会议在哪个国家举办通常采用两种表决方式:第一种是仅由国际社团的理事会表决;另一种方式是先由理事会初选,然后再由全体代表大会表决。

    三、辅助申办材料

    目前在申办活动中以及很少有人使用幻灯片和录像带,作为辅助申办材料主要使用的是光盘。通常光盘由两部分组成,专业部分的内容和举办城市有关情况的介绍。为了节省辅助材料的加工制作费用,对于专业不符的内容可以尽量采用已有资料进行简单的编辑加工,尽量避免再采取现场拍摄收集素材的方式,那样做既浪费资金也耽误时间。为了使理事会成员留下更深刻的印象,一些印制精致的材料也是申办活动中的重要辅助材料,当然这些材料都可以向有关的会议中心、宾馆以及旅行社免费索取,伍方会议服务每年都会制作新的宣传材料。

    资料整理:小烩

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